Centre de promoció econòmica i serveis a les empreses

El Pla d’Empresa

El Pla d’Empresa, una eïna al servei de la persona emprenedora

DSCF5585

El pla d’empresa és un document en que la persona emprenedora reflecteix la manera en que vol convertir la seva idea en una empresa.

Redactar un pla d’Empresa no és res en si mateix; el fet important és haver reflexionat prèviament sobre la viabilitat del projecte i haver-ne planificat la posada en pràctica. En aquest sentit, el Pla d’Empresa és un instrument, una eina al servei de la persona emprenedora per ajudar-la en el moment de crear una nova empresa.

No hi ha una única forma d’elaborar el pla d’empresa, però sempre es convenient reflexionar sobre:

  • Quina és l’estratègia comercial?
  • Com s’organitzaran les persones que treballaran a o per a l’empresa?
  • Quants diners es necessiten?
  • Quins aspectes legals s’han de tenir en compte?

Abans de començar a redactar el Pla d’Empresa, s’ha de tenir la seguretat de que es disposa de la màxima informació possible.

Hi ha dues qüestions que freqüentment apareixen a nous projectes i que pot convertir-los en inviables sense necessitat d’elaborar el pla d’empresa.

  • La primera és assegurar-se que no hi hagi cap aspecte legal que impossibiliti el funcionament de l’empresa.
    Per exemple: pot passar que les normes urbanístiques prohibeixin que es realitzi una activitat comercial a un local determinat.
  • La segona és assegurar-se que els proveïdors estaran disposats a servir a l’empresa, per exemple un supemercat hauria de surtir-se d’una central de compres per tal de tenir uns preus competitius. Podria succeir que, per qualsevol motiu, cap central de compres accepti a la nova empresa.

Com és fà?

fusio

Hi ha una gran diversitat d’esquemes possibles per a redactar el Pla d’Empresa segons les diferents característiques de les persones que promouen un projecte.

El Pla d’Empresa acaba essent un document que transmet la personalitat de qui emprèn i el seu projecte.

Sense pretendre oferir una “fórmula única”, sinó com a simple exemple, es presenta l’esquema següent, per una informació més detallada podeu seleccionar l’àmbit de que es tracti:

  • Definició del producte o Servei
  • El Sector i la Competència
  • El Mercat
  • El Client
  • El Pla de marketing
  • El Pla d’operacions
  • Els Tràmits per crear l’empresa
  • L’Organització i els recursos humans
  • El Pla econòmic i financer

Per a què serveix?

boot

La redacció del Pla d’Empresa té una doble virtut, per una banda obliga a reflexionar sobre el projecte i a que no s’oblidi cap aspecte important. Per altra banda és una forma excel·lent de presentar el projecte. Existeixen altres persones o organismes als que s’haurà de presentar el projecte per obtenir ajuts, col·laboracions o per trobar socis.

Internament

Al promotor/a, el Pla d’Empresa li permet comprovar la coherència interna del seu projecte, veure si ha oblidat alguna dada important o si les hipòtesis considerades com a vàlides, analitzades separadament, continuen essent versemblants en presentar-se conjuntament.

Externament

El Pla d’Empresa és imprescindible perquè el/la promotor/a pugui presentar externament el seu projecte: és com la seva targeta de visita.

També serà útil en el moment de presentar el projecte a possibles accionistes o de cercar col·laboracions. Així mateix, també serà necessari per a sol·licitar qualsevol mena d’ajut o suport financer davant d’organismes públics i institucions privades.

N'hi ha prou amb tenir el Pla d'Empresa perquè el projecte sigui un èxit?

sonrisa

La nostra experiència ens diu que l’existència d’un Pla d’Empresa és un element bàsic, però no és suficient per a garantir l’èxit del projecte.

Hem vist projectes interessants i viables enfonsats per una mala gestió i, al contrari, projectes mediocres que han tingut èxit gràcies a una direcció eficaç i imaginativa.

Per a la persona emprenedora, la redacció del Pla d’Empresa li serà útil per a ordenar i sistematitzar les seves idees, comprovar-les i tenir la visió de conjunt per tal de poder decidir si la porta, o no, a la pràctica.

Ja en fase de posada en marxa, tenir un Pla d’Empresa redactat, és molt útil per a donar a conèixer el projecte i serà necessari per a sol.licitar qualsevol ajut públic o suport financer.

En definitiva, per a la persona creadora d’una nova empresa, la realització per escrit del Pla d’Empresa li permetrà analitzar la viabilitat del seu projecte i reduir raonablement el marge de risc que, inevitablement, comporta posar-lo en marxa.

Fases per a la realització del Pla d'Empresa

ristra-de-errores

Encara que pugui semblar una tasca complexa, està demostrat estadísticament que les persones emprenedores que opten per la seva elaboració disminueixen el risc de fracàs empresarial. Hi poden haver moltes maneres de realitzar el Pla d’Empresa. Proposem una de molt sencilla, basada en el desenvolupament de quatre punts:

Estratègia comercial.

Respecte a l’estratègia comercial cal respondre a cinc qüestions fonamentals.

  • El tipus d’assortit i serveis que s’oferiran.
  • Ubicació i motiu de l’elecció.
  • Descripció del local de venda (si s’escau).
  • Política de preus.
  • Política de promoció i publicitat.

El pla de marketing desenvolupa l’estratègia comercial, és a dir, tots els aspectes necessaris per a comercialitzar adequadament els productes de l’empresa.

1. En el cas d’un comerç, el primer pas del pla de marketing es descriure amb la màxima definició el tipus d’assortit i els serveis que s’oferiran. I sobre tot, haver escollit una zona on s’instal.larà el comerç.

2. Amb aquestes dades s’ha de procedir en dues fases:

  • a. Analitzar el mercat per coneixe’l i poder estimar les vendes probables.
  • b. La segona comprèn el disseny de l’estratègia comercial que consisteix en:
    • Polir la descripció del tipus d’assortit.
    • Decidir la zona escollida
    • Decidir el disseny del local
    • Política de preus
    • Política de promoció i publicitat.
Pla d’Organització

Una vegada definida l’estratègia comercial, s’haurà d’especificar l’organització de l’empresa mitjançant el Pla d’Organització.

Després de realitzar la previsió de vendes, ens hem de fer una pregunta:

Quins mitjans humans i materials es necessiten per poder realitzar la feina prevista?

Per poder respondre a aquesta pregunta, s’ha d’establir el pla d’organització, que consta de dues parts:

  • L’organització de les persones.
  • Les instal·lacions i equips necessaris per fer la feina.
El Pla econòmic i financer

El pla econòmic i financer intenta respondre a dues qüestions.

  • Tindrà l’empresa beneficis? És a dir, serà econòmicament viable?
  • Tindrem els diners per a posar-la en marxa? Es a dir, tindrà viabilitat financera?

Per a respondre a aquestes qüestions haurem de realitzar els diferents documents dels que consta el pla econòmic i financer.

  • El compte de resultats previst.
  • El pla d’inversions de:
    • Instal·lacions i equips.
    • Mercaderies.
  • El pressupost de tresoreria.
  • El pla financer.
Aspectes legals:

En la creació d’una empresa han de resoldre’s les següents qüestions legals.

  • Constituir la forma jurídica que tindrà l’empresa.
  • Inscriure’s a determinats registres.
  • Disposar de les llicències i permisos necessaris per començar l’activitat.
  • Disposar dels carnets i certificats per realitzat l’activitat.
  • Donar-se d’alta a la seguretat social.
  • Donar-se d’alta per a totes les qüestions fiscals.

Com redactar el Pla d'Empresa

ramificacio

Malgrat que les característiques d’un inversor són diferents de les d’un banquer o d’un futur associat, des del punt de vista del Pla d’Empresa que han de rebre, hi ha un seguit de coincidències de caire pràctic que és  convenient tenir present.

Normalment, es tracta de persones molt ocupades que inicialment no disposaran de més de cinc minuts per al vostre projecte. Per tant, el Pla d’Empresa ha de ser breu:  unes 20-30 pàgines aproximadament. Si fós necessari, s’han de servir annexos per a la resta d’informació i enquaderneu-los apart.

La informació que contingui el Pla d’Empresa ha de ser de qualitat i rellevant. S’hi han d’oferir dades veritables i comprovables, no pas opinions. La informació ha de ser actual.

El Pla d’Empresa ha de donar una visió integral de projecte. Ha d’oferir, d’una forma equilibrada, informació sobre totes les àrees de l’empresa. S’ha d’evitar que algunes parts del Pla d’Empresa tinguin menys contingut que d’altres.

Ha d’estar redactat d’una forma clara i concisa. Es recomana la utilització de gràfics, plànols, organigrames, etc.

Ser coherent: totes les parts del pla d’empresa han d’encaixar. S’han de vigilar les contradiccions o situacions impossibles.

Estar ben presentat: la informació ha d’estar perfectament ordenada i el document ben enquadernat.

Eviteu opinions personals i l’auto adulació: s’ha d’evitar expressions com “crec que”, “opino que”, “aquesta serà una empresa meravellosa”, etc.

Preguntes que el Pla d'Empresa no hauria de deixar sense resposta.

Pensant en el producte o servei
  • El producte o servei que es pensa oferir, presenta alguna innovació per als consumidors que el diferenciï dels que ja hi ha al mercat?
  • Es coneix el procés de fabricació del producte?
  • Es sap quant costarà fabricar-lo?
  • Es coneix el volum de vendes que es necessitaran per tal de cobrir despeses?
  • Quant temps trigarà a quedar obsolet, el producte o servei?
  • S’han previst quins productes o serveis s’oferiran després?
Pensant en la manera de vendre el producte o servei
  • Qui seran els clients?
  • Quina competència hi haurà?
  • Quins avantatges i quins inconvenients tindrà l’empresa respecte als competidors?
  • Com es fixaran els preus de venda?
  • Com es farà arribar el teu producte o servei als clients?
  • Quin és l’objectiu respecte al volum de vendes per a cadascun dels primers tres anys de funcionament de l’empresa?
  • Com es donarà a conèixer el teu producte o servei?
Pensant en la manera de fabricar el producte o oferir el servei
  • Quina és la millor ubicació per a la empresa?
  • Quines seran les despeses necessàries per tal d’adequar les instal·lacions de l’empresa?
  • Quines seran les fases de producció que portaran a obtenir el producte o a oferir el servei?
  • Es fabricarà o es subcontractarà?
  • Quin nivell tecnològic exigeix el procés de producció?
  • S’han valorat les despeses que es derivaran de l’adquisició i el manteniment de maquinària, utillatges, local, transport, etc?
  • Quins seran els proveïdors?
  • Quin crèdit facilitaran els proveïdors?
  • Quin tipus de personal s’haurà de contractar?
Pensant en els diners necessaris per tal que l’empresa funcioni
  • Quants diners es necessiten per tirar endavant l’empresa?
  • Quants diners del compte personal pensen invertir?
  • S’ha considerat la possibilitat de comptar amb un o més socis que hi aportin capital?
  • S’ha pensat en demanar algun préstec a una entitat financera? De quina quantitat?
  • S’ha fet una previsió d’entrades i sortides per a un termini d’un any?
  • S’ha calculat els beneficis que es poden obtenir amb el negoci el primer any de funcionament?
  • Quin balanç es preveu per al primer any d’operacions de l’empresa?
Pensant en la forma de l’empresa
  • Quina forma jurídica seria la millor per a l’empresa?
  • S’ha consultat la normativa legal que afecta al producte o servei?
  • Quina mena d’assessorament extern és necessari per donar-li suport legal?
  • S’ha fet un pla per posar en marxa l’empresa?
  • Per què es vol crear una empresa?
  • S’està suficientment preparat per muntar un negoci?
  • Hi ha el vist-i-plau de la família?
  • S’ha reflexionat detingudament sobre la qüestió “En quin negoci m’he ficat exactament”?

Alguns paranys que cal evitar

cabdell

Malgrat que cada projecte i cada Pla d’Empresa és diferent, hi ha tot un seguit d’errors o buits que apareixen freqüentment.
Paranys més corrents:

Manca d’orientació cap al mercat

És força corrent, una orientació natural cap al producte i una “no valoració” del mercat. Són persones “enamorades del seu producte” que desconeixen qui poden ser els seus clients i que s’han preocupat molt poc de cercar informació sobre la demanda potencial del mercat.

Aquesta manca d’orientació cap al mercat, lligada a una infravaloració de la competència, és un factor d’alt risc per a la vida de la nova empresa.

Un producte no és una empresa

Normalment és necessari pensar en una gamma de productes per tal que una empresa pugui subsistir. Evidentment, s’ha de començar per un producte, però s’ha de tenir la perspectiva del desenvolupament futur de nous productes que permetin a l’empresa el seu desenvolupament al llarg dels anys. Una cosa és l’inventor que crea un nou producte i una altra l’empresari que introdueix i/o comercialitza un conjunt de productes. Hi haurà inventors que seran capaços de fer el salt i convertir-se en empresaris; d’altres, senzillament, vendran la patent del seu invent. Cal tenir molt clar en quina situació es troba cadascú.

Desconeixement del sector

Si cada casa és un món, cada sector d’activitat és un univers. Dins de qualsevol sector hi ha un seguit de variables (productes, clients, proveïdors, normes reguladores, competència, nivell tecnològic…) que cal conèixer en profunditat abans de llançar-se a muntar una nova empresa. Sempre que sigui possible, recomanem que s’hagi treballat abans en el sector on es vol crear l’empresa. Aprendre sobre la marxa, amb l’empresa creada, pot tenir un cost molt elevat.

Recursos inadequats

Es dóna el cas de projectes similars que tenen èxit, o fracassen, segons l’estructura financera que tenen: hi ha d’haver una correlació directa entre el volum del negoci que es vol posar en marxa i els recursos de què es disposa. Normalment, estirar més el braç que la màniga resulta perillós.

També resulta difícil aconseguir finançament extern de bancs, entitats financeres o inversors si la persona emprenedora no hi inverteix ella mateixa en el projecte (ja sigui amb recursos propis o fent-hi participar el seu entorn més proper). Sembla lògic pensar que persones o institucions externes no prendran risc en un projecte on el mateix promotor té inconvenients per a invertir-hi.

Poca o nul·la orientació a la clientela

Consisteix en no incorporar l’opinió, les preferències o els gustos de la clientela en l’estratègia i operativa quotidianes de l’empresa. Un exemple d’aquesta causa de fracàs seria la del botiguer/era que no mostra empatia cap a la seva clientela, que es queixa de les seves demandes o que fixa uns horaris poc adequats. En general, es tracta de persones poc obertes a incorporar l’opinió dels altres.

Estratègia de preus errònia

Habitualment, es dóna que moltes persones emprenedores es troben amb problemes per vendre els seus productes o serveis a l’inici de la seva activitat, pel que adopten una estratègia de baixada de preus que té un efecte fatal sobre els seus comptes de resultat i la seva tresoreria. En d’altres casos, l’error en la fixació dels preus és fruit d’errors en el càlcul dels costos o en l’observació dels preus de la competència. Caldrà considerar si s’han tingut en compte els preus de la competència, si s’han calculat els costos i el marge de benefici del producte o servei, o si s’ha establert una estimació de vendes realista.

CLOSE
CLOSE