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Sofware libre III: ERP, integrando los procesos de la empresa

carUn ERP “Enterprise Resource Planning“  es una aplicación informática que reúne en un único sistema de información todos los procesos relacionados al negocio de una compañía. Pretende por tanto, agilizar la toma de decisiones en la empresa, optimizar los procesos de la misma e incrementar la calidad de sus productos i/o servicios.

Su modelo es la eliminación de barreras entre departamentos, favoreciendo un flujo de información continuo, veraz y preciso entre las áreas financieras, de ventas, de recursos humanos, de producción y logística junto a otras mejoras que redunden en la gestión de la organización.

Su principal característica diferenciadora es su poder de  integración y ésta  es la primera comprobación que debemos realizar ante posibles ofertas, porque precisamente la capacidad de integrar, es lo que les diferencia de otros paquetes o suites informáticas.

Enumeramos algunas de las funcionalidades que le pediremos a un ERP:
1. Integración de la información financiera de la empresa
2. Capacidad para la gestión informática de pedidos
3. Gestión con proveedores
4. Gestión del /de los procesos de producción
5. Optimización de nuestros recursos de la empresa (humanos, técnicos o de cualquier índole)
6. Optimización del inventario de nuestra empresa.

El aspecto diferenciador en los ERP’s basados en software libre es la importante reducción en costes por licencias y los pocos requerimientos en equipos que hacen que hoy en día estas aplicaciones esten más cerca que nunca de la pequeña y mediana empresa.

Si bien los beneficios son claramente deducibles de todo lo anterior (optimización de procesos, acceso a información fiable y precisa, mejora en la comunicación entre departamentos, eliminación de datos y operaciones innecesarias y la reducción de tiempo y de los costes de los procesos) tenemos que ser conscientes de que, para una implementación exitosa, es necesario un esfuerzo de trabajo previo que se inicia con una apuesta decidida por parte de toda la organización.

Esta implementación siempre supondrá un coste inicial, tanto si decidimos contratar a expertos externos, como si tenemos recursos humanos con los conocimientos necesarios para llevarlo a cabo. Hay que tenerlo en cuenta.

Será necesario igualmente, una apuesta clara por  la formación del equipo que asuma las responsabilidad de su gestión (es aquí donde suelen ocurrir el mayor número de errores, al decidir recortar costes al corto plazo y no dedicar los recursos necesarios para sacar el máximo partido de su funcionamiento)

Además, al afectar de manera transversal a todas las áreas, debemos estar preparados para  iniciar en un importante número de ocasiones, un proceso de reingeniería de procesos que permita optimizar al máximo el proyecto. En este contexto entendemos por  “reingeniería de procesos” ,el trabajo previo a la implementación del ERP, basado en el análisis y la definición de todos los procesos que se están desarrollando en nuestra propia actividad. Un análisis que, lejos de suponer un esfuerzo de dedicación, debemos entenderlo como una oportunidad para reorganizar nuestra empresa hacia la mejora y la eficiencia de nuestro sistema de trabajo.

Como hemos indicado este tipo de actividades suelen realizarse con expertos especializados; por tanto, es muy importante tener, antes de iniciar el proceso, la información suficiente que nos ayude a decidir sobre el  equipo externo que más garantías pueda aportarnos,  e incluso recomendamos exigir la posibilidad de  testear estas aplicaciones antes de realizar la inversión.

El próximo jueves día 22  en el Centre de Promoció Econòmica tendrá lugar un encuentro donde nuestras empresas podrán conocer de primera mano las ventajas del software libre en el mundo empresarial, y los asistentes tendrán la posibilidad de visualizar una experiencia real en la implementación de un ERP en la empresa. Ver programa y formulario de inscripción

Para acceder a más información y consultar diferentes ERP, recomendamos entrar en este link wikipedia donde se visualizan al final una serie de enlaces con accesos a algunos de estos programas.

http://es.wikipedia.org/wiki/Planificación_de_recursos_empresariales

En el próximo capítulo conoceremos el potencial de los CRM “Customer Relationship Management”

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